電子契約サービス導入によるメリット！
日経コンピュータのCIOが挑むに「電子契約サービス導入によるメリット！」が取り上げられましたので、紹介します。
野村証券の取り組みと成果
電子契約サービスの導入
- 紙の契約書から電子の契約書への切り替え
- 契約締結頻度の高い取引先を重点的に開始
- 2017年NSSOLの電子契約サービスを導入
- 成果
- 3年間で1万3000件の電子契約を締結
- ITベンダーと結ぶ開発、保守契約を中心
電子化導入に合わせた取組み
体制の改革
- 全社で契約書を集約・管理する体制の構築
- 契約条件やコストを見直す体制の構築
導入に向けた工夫
- 法制度の理解
- 紙への押印と同等の証拠能力があるか
- 訴訟や調停などの契約内容に争いが生じた場合に対応できるか
- 契約書の文言の見直し
- 「電子契約ファイルが原本で印刷物は写しである」と明記
- 社内規定、運用の見直し
- 総務や購買など部門ごとに業務フローの見直し
電子契約のメリット
- 印紙税のコスト削減
- 紙の保管コスト削減
- 契約に要する時間短縮
- 印刷、押印、郵送の業務削減
- 取引先に届くまでの時間が削減
- 契約情報の詳細を把握
- 契約の自動更新、解約通知の有無などを把握
- データ共有によるデータの有用化
- 取引先名、契約締結日の詳細情報を検索可能
- 契約書を共有による不正防止などのガバナンス強化
- BCP（事業継続契約）対応
- 災害時の消失リスクの回避
契約内容に合った電子契約サービスの選択
電子契約の2つの形態
電子サイン
- 従来の役割
- 仕組み
- 電子契約サービス運営会社が利用者情報を管理
（メールアドレス、パスワードなど） - 利用者本人が認証し、契約意思を確認
- 電子契約サービス運営会社が利用者情報を管理
- 留意点
- 導入負荷が少ないが、電子署名に比べて簡易的
- 契約書の改ざんに気づきにくい
- 正しい使用用途
- 社内での電子決裁
電子署名
- 従来の役割
- 印鑑証明書を取得して使う実印
- 仕組み
- 留意点
- 利用者負荷低減する「リモート署名」
電子サインと電子署名の使い分け
GMOインターネットの例
新たなクラウド型電子署名（立会人型電子署名）
- 電子契約サービスがCAへの秘密鍵取得～管理まですべて代行
- 電子サービス会社によって本人確認のレベルが異なる
- 多要素認証で本人確認
- メールアドレスのみで本人確認
- 弁護士ドットコムの「クラウドサイン」
- メール認証で本人認証
- 利用者側でメールアドレスと本人の関係を証明する必要がある
- メルカリが導入
- 取引先とはメールで連絡を取っているので、間違えるリスクは少ない
- メール認証で本人認証
リスク分析による電子契約サービスの使い分けが必要
- 問題発生時の影響と発生確率を勘案して決定すべき
- 契約額が大きいものは当事者型電子署名を利用するなど
電子契約サービス間の連携
多くの電子契約サービスを利用する羽目になる中小企業
- それぞれの企業が異なった電子契約サービスを利用
- 企業間で1つを選択する必要
- 受注側や中小企業は発注者、大企業側に合わせることに
- NDAやEDIにも同様の問題
複数の電子契約サービスをつなぐプラットフォームを構築
- Smile Worksが開発
- 電子契約サービスやEDIなどの様々なサービス間連携を構築
企業間取引の社会基盤へ
- 2020年5月 データアプリケーション（DAL）と連携
- EDIで実績のあるデータ変換エンジンを組み込む
- 企業間取引に必要な認証も実装予定
- 標準企業コードの採用
- 日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が提供
- 企業情報の連携